訂單管理制度
為加強訂單管理,提高工作效率,避免在訂單簽訂和執行過程中的失誤和偏差,確保按期
交貨,提升客戶滿意度,特制定本制度。
一、訂單類別
1.
一般訂單:指內貿客戶交貨期合理或延期交貨沒有罰款規定的訂單。
2.
特殊訂單:指外貿客戶訂單,以及內貿客戶交貨期緊急且延期交貨有罰款的訂單。
二、交貨期溝通和報價
1.
業務員在洽談業務時,要與生產基地溝通意向訂單的交貨期,無法保證時盡可能向客戶
爭取,基本確認時填寫《報價申請單》
。
2.
報價員接到《報價申請單》后,應先與生產單位確認交貨期和技術難度,然后根據設計
圖紙或客戶需求報價。
《報價單》與《技術文件》經報價員、生技部長簽字有效。
50
萬元以上
大單需召開技術交底與訂單評審會。
三、合同簽訂與備案
1.
合同簽訂時要采用公司核定的合同模版,如采用國企、央企、上市公司或外貿等大客戶
的合同模版,必要時要求對方簽訂補充協議。
2.
合同文本要求一式四份,雙方各執兩份,原件在財務部和營銷事業部備案,
《銷售合同備
案表》
(銷售合同摘要)在生技部、生產單位、供應部和發貨部備案。
3.
合同簽訂后,要明確交貨期、元器件廠家、技術方案、質量(計量)標準、現場工勘、
安裝基礎、包裝運輸、卸車驗貨及特殊事項,重要訂單生產事業部要組織召開協調會,并安排
專人跟進。
四、生產通知單
1.
預付款到賬后業務員應及時通知銷售內勤,經向財務部核實后制作《生產通知單》
,注明
訂單類別及特別注意的事項,營銷經理審核后向生技部簽發,交貨期緊的訂單同時電話通知所
屬公司。
2.
生產基地接到《生產通知單》后,由生技部簽字并隨《技術文件》分解下達執行,特別
重要的訂單在總經理辦公室備案。
3.
各
公司接到《生產通知單》與《技術文件》后,生產主管要簽字確認交貨期,制定生產
計劃,調整進度偏差,并至少預留一天作為調整期。
4.
如果有把握的意向訂單交貨期較緊,或變壓器等常規產品斷貨,營銷總部和生產事業部
便可在合同簽訂之前下達《備貨通知單》
,
《備貨通知單》與《生產通知單》同等效力。
五、訂單落實
1.
供應部可拒收交貨期嚴重偏離的采購單,一經簽收就應當及時安排采購,并執行走動式
服務,每天與各公司生產主管、倉管員見面,即時反饋采購信息,盡力縮短采購周期,及時化
解各種矛盾。
2.
正常情況貨款到賬當日安排發貨車輛并做相應準備,次日發貨;業務員要將貨款到賬情
況及時通知銷售內勤,銷售內勤核實后制作《發貨通知單》
,若客戶對到貨時間、發貨物流等有
特殊要求,至少提前一天與發貨部聯系。