訂單管理辦法
目的:
為有效地對訂單履行進行控制,
確保保質、保量、按時滿足顧客需要,特制訂訂單相關
流程管理辦法。
本管理辦法用語釋義:
1
、常規訂單:指產品工藝技術成熟,且現有技術工藝圖紙能直接或簡單改動后能指導
生產的產品訂單。
2
、非常規訂單:指根據用戶要求需重新進行技術設計的產品;公司雖然生產過,但已
停產或多年未生產,
市場基本淘汰的老產品;
質量要求超出公司常規標準的產品;
交付期限
緊,且有罰款條款或逾期交貨影響公司聲譽的訂單。
一、訂單承接管理
一)流程:訂單信息→要求確認→訂單評審→商務報價→簽訂訂單購銷單→生產指令
二)管理標準:
(一)要求確認
市場部在接到客戶訂貨信息時,應同顧客就產品的訂貨要求(規格、型號、數量、
技術和質量要求,以及交貨期)
進行確認,確保顧客的要求準確無誤;
獲得成套產品等
工程項目業務信息,應了解項目相關信息,并進行登記。
(二)訂單評審
1
、常規訂單
由市場部與技術中心、制造中心進行交貨期可能性評審,可行的則進行商務報價;
不可能的則與客戶進行溝通,
能否適當延期,
客戶不能延期的,
呈送產品公司總經理或
副總經理核準不接訂單。
2
、非常規訂單
由市場部與技術中心、制造中心進行交貨期可能性評審,可行的則進行商務報價;
不可能的則與客戶進行溝通,
能否適當延期,
客戶不能延期的,
呈送產品公司總經理或
副總經理核準不接訂單。
(三)商務報價
1
、常規訂單
按公司報價表執行
2
、非常規訂單
視情況按異型更改標準收費
(四)簽訂訂單購銷單
銷售訂單由市場部擬定,經顧客確認簽字,付款后訂單正式生效。
(五)生產指令
1
、
銷售訂單經雙方簽訂后,
市場部應及時
(
4
小時內)
,
準確下達生產指令單
(通知單)
到
ERP
系統內。
2
、
所有訂單履行過程中用戶有更改的,
市場部應在接到用戶更改通知的第一時間內
(一
般為
30
分鐘內)
,根據更改情況作出反映:
1
)對產品要求的小范圍或局部的更改,不涉及產品結構變化或主要元件變動,且不影
響原生產計劃時,填寫《合同訂單更改通知單》
,通知產品公司的技術中心,制造中心
應負責在接到通知后的第一時間
(同上)
流轉相關涉及部門進行調整,
避免不必要的損
失。
2
)當產品要求的更改或修訂影響原生產交貨期計劃時,應報告部門領導(同時通報制
造中心負責人)
重新進行交貨期評審,
并將結果盡快與客戶取得聯系,
爭取延遲交貨時
間,并將結果以《合同訂單更改通知單》的形式下達制造中心負責人。
3
)
當涉及產品結構變化或主要元件變動,
應報告部門領導
(同時通報制造中心負責人)
按非常規訂單評審管理要求,
重新組織相關部門進行評審,
必要時補簽相關合同
(增加
合同價等)
,并將結果以《合同訂單更改通知單》的形式下達制造中心負責人。
二、訂單生產管理
一)流程:生產指令→生產計劃→過程管控→完成入庫
二)管理標準:
一)計劃管理
1
、制造中心負責人在接到生產指令(通知)單后,應及時進行訂單完成所需工作
任務的分解(成套產品在
24
小時內、其它產品在
4
小時內)
:
常規產品可與工段(車間)領導直接進行(必要時請技術部門參加)
,在檢查核實
庫存配件情況下,
制訂生產計劃,
包括技術設計
(如需)
、
配套件生產協作、
配件采購、
裝配開始和完成、包裝計劃,計劃要求有完成的時間要求。
非常規產品要召開由技術中心、
制造中心、
采購部門領導,
必要時請質量部門領導
參加的計劃協調會,制訂訂單生產計劃,包括技術設計、配套生產協作、配件采購、裝
配開始和完成計劃,計劃要求有工作任務完成的時間要求。
生產協作加工需按設計圖紙進行的,
圖紙應和生產任務單同時下達,
為趕時間需提
前準備的急件,可事先電話通知。
2
、相關配件,原材料由制造中心負責人接到生產指令(通知)單后,與相關負責
領導(必要時請技術部門參加)
,在檢查核實庫存配件、原材料情況下,制訂各工序生
產計劃,明確各制訂工序的開始作業和完成時間,以及采購計劃(明確到貨時間)
。
3
、采購部門領導接到計劃后,應及時組織核實公司所有庫存情況,如通過公司間
調撥可解決的,則辦理調撥手續;需采購的,則根據采購計劃和采購單(規范)進行訂
貨,
并制定采購進貨進度計劃表。
采購數量如有調整減少的需與計劃下達部門溝通后方
可。
4
、技術設計部門領導接到計劃后,應根據已有任務,合理安排分工,制訂需要的
進度計劃。
5
、相關部門對任務計劃完成時間有異議的應當時或接計劃后
1
個工作日內向計劃
下達部門提出,
以利計劃的切實可行。
計劃下達部門不能協調的,
本公司內部由該公司
總經理裁定。
影響原計劃交貨期的,
制造中心經理應將調整后的交貨期通知合同訂單管
理中心,以便與客戶聯系溝通,爭取延遲交貨時間。
6
、因公司產能和其它不可控制發生的問題,經計劃編排不能全部按期完成訂單,
需調整訂單生產計劃或次序的,
由制造中心經理和市場部經理商定。
并將調整后的
計劃下發相關部門。
7
、公司之間工作完成的界定,除不需及時處理的加工件外,其它以電鍍、噴塑后
送達鈑金,
柜體件等均以公司倉庫為準;
采購件以到達公司倉庫為準;
技術設計以無明
顯差錯,能滿足指導生產為準;產成品按產品出廠包裝要求包裝完畢入庫為準。
二)過程管控
1
、市場部根據合同和經評審確認的交貨期,提前
2-3
天進行跟單管理,了解生產
實際進度情況,
與計劃有差異時應要求制造中心領導采取措施補救,
必要時上報該公司
總經理,要求督促協調落實。若確實無法按時交貨則盡快與客戶溝通,取得客戶理解,